Armeijan ylijäämään ja ulkoiluun erikoistunut verkkokauppa Varusteleka.fi julistaa kotisivuillaan tavoittelevansa oman alansa maailmanvalloitusta. Tavoite vaikuttaa realistiselta, sillä Euroopassa se on jo alansa suurin ja Pohjois-Amerikassakin yksi suurimmista. Varustelekan logistiikkapäällikkö Teemu Tervashonka kertoi Leanwaren järjestämässä verkkokauppaseminaarissa marraskuun alussa, miten Varustelekan varasto tällä hetkellä toimii ja miksi siihen on päädytty.
Varusteleka myy omasta varastosta
Varustelekalla on alusta saakka ollut oma varasto. Tervashongan mukaan oma varasto on Varustelekalle tärkeä, sillä se auttaa heitä pitämään lupauksensa asiakkailleen. Kun välikäsiä ei ole, toimitusketjussa ei ole ylimääräisiä lenkkejä eikä asiakkailta tarvitse pyydellä anteeksi kolmannen osapuolen aiheuttamia viivästyksiä.
Varasto ja myymälä sijaitsevat vierekkäin Helsingin Konalassa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että asiakas voi ostaa myymälästä kaiken saman kuin verkkokaupasta. Jos myymälän puolelta ei löydy asiakkaan kaipaamaa tuotetta, se pyyhälletään varastosta potkulaudalla puolessatoista minuutissa, Tervashonka kertoo.
Varustelekan myymät tuotteet ovat edullisia. Tuotteiden keskihinta jää parinkympin alle, joten palautuksiin ei olisi järkevää uhrata aikaa, vaivaa ja rahaa. Varustelekalla on rahat takaisin -takuu. Asiakaspalvelu hoitaa reklamaatiot ja lähettää tilalle uuden tuotteen.
Kun myymälä ja varasto ovat vierekkäin, tieto kulkee nopeasti. Sen ansiosta uusia ratkaisuja voidaan tarvittaessa ottaa käyttöön jopa muutamien tuntien varoitusajalla.
Kasvun myötä ERP vaihtui varastonhallintajärjestelmään
Vuonna 2011 Varustelekan myynti tuplaantui, ja ERP-järjestelmän kanssa kikkailu alkoi tulla tiensä päähän, Tervashonka kertoo. Tilauslistojen tulostaminen oli työlästä, paperia kului, ja musteen loppuminen tulostimesta uhkasi pysäyttää työt. Varastotilaa oli jo useita satoja neliöitä, ja apukäsiä tarvittiin koko ajan lisää. Tuotteiden keräily kävi hitaaksi ja kalliiksi. Lisäksi varastosaldot päivittyivät pahasti jälkijunassa, eli koskaan ei tarkalleen tiedetty, paljonko varastossa oli tavaraa.
2014 Varusteleka otti käyttöön WMS-varastonhallintajärjestelmän. Tervashonka kertoo, että muutos oli suuri ja uudenlaiseen järjestelmään piti sopeutua, mutta hyödyt ovat olleet kiistattomia. Nykyään samalla porukalla ehditään tehdä enemmän. Tilauslistoja ei enää tulosteta paperile, ja varaston saldohallinta toimii todella hyvin. Inventaarioiden aika on kokonaan ohi.
Tuotteiden määrät ovat tarkasti tiedossa, ja tavaraa voidaan hyllyttää tarpeen mukaan mille tahansa hyllypaikalle. Keräily on nopeampaa ja tehokkaampaa kuin aiemmin. Nykyään yksi keräilijä kerää yhdeksän asiakkaan tilaukset samalla kierroksella. Myös datankeruu on nopeampaa, ja toiminnasta on tullut entistä paremmin ennustettavaa. Työskentely on myös yksinkertaistunut sille tasolle, että nykyään varastotyöntekijän kouluttamiseen kuluu 45 minuuttia, ja siinä ajassa ehditään myös käydä läpi turvallisuusasiat ja esittelyt.
Prosessit muokattiin järjestelmään sopiviksi
Uusi varastonhallintajärjestelmä on vaatinut johtajalta nöyrää asennetta. Tervashonka kertoo, miten varastonhallintajärjestelmä on pakottanut omaksumaan uudenlaisen tavan tehdä asioita. ERPin maailmassa hyväksi havaitut kikat ja luova säheltäminen piti jättää, koska uusi järjestelmä edellytti tiukkaa protokollaa ja standardoituja tapoja tehdä työtä. Kun omat työtavat onnistuttiin muuttamaan, huomattiin, että aikaa jäi yhtäkkiä enemmän käytettäväksi muuhun. Toimiva prosessi on kaiken A ja O, joten Varustelekan varastossa on kiinnitetty paljon huomiota siihen.
Tervashongan mukaan toimiva prosessi on
1. selkeä
2. niin yksinkertainen, että lapsikin ymmärtää
3. nopeasti omaksuttava
4. läpinäkyvä
5. työhyvinvointia lisäävä (ennakointi helpottuu ja työntekijöiden väsymys vähenee) ja
6. yrityksen strategiaan perustuva.
Sanna Kailanto
Markkinointikoordinaattori
Verkkoteollisuus ry
