25.8.2022 | HR & johtaminen

Muutosjohtajana uudessa yhteisössä: viisi vinkkiä muutosmatkalle

Aloitin Suomen parhaan työpaikan Vincitin liiketoimintajohtajana ja johtoryhmän jäsenenä vuoden 2022 alussa. Kuluneiden kuukausien aikana takataskuun on kertynyt oppeja siitä, miten uuden johtajan kannattaa lähteä rakentamaan muutosta kohti parempaa tul

Aloitin Suomen parhaan työpaikan Vincitin liiketoimintajohtajana ja johtoryhmän jäsenenä vuoden 2022 alussa. Kuluneiden kuukausien aikana takataskuun on kertynyt oppeja siitä, miten uuden johtajan kannattaa lähteä rakentamaan muutosta kohti parempaa tulevaisuutta.

Kyllähän siinä vähän puntti tutisi. Lähteä nyt johtajaksi yritykseen, joka on tunnettu erityisen hyvästä yrityskulttuuristaan. Sehän kun meinaa sitä, että myös johtaminen on ihan erityisen hyvää?! Osaanko, riitänkö, täytänkö kriteerit ja odotukset?

Jännityksen lisäksi kuhisin intoa: pääsisin ratkomaan kiinnostavia liiketoiminnallisia ja organisoitumiseen liittyviä haasteita liittyen digipalveluiden elinkaaren hallintaan ja ylläpitoon. Rekryprosessin aikana olin saanut jo jonkinlaisen yleiskuvan siitä, mitä asioita pitäisi ensimmäisenä lähteä korjaamaan.

Ensivaikutelma ei pettänyt, sillä suurin osa rekryprosessin aikana minulle kerrotuista ja itse tunnistamistani haasteista on työn alla parhaillaan, tai jo osin ratkaistu. Nyt olemme 70+ henkisen tiimini kanssa kiinnostavalla muutosmatkalla, jonka lopputuloksena saamme kaiken irti jatkuvien palveluiden potentiaalista. Ja kyllä, kuhisen yhä intoa!

Ensimmäinen vinkkini tuleekin tässä: kun lähdet rekryprosessiin mukaan, hae ymmärrys siitä, millaista johtajaa tehtävään itse asiassa haetaan. Seilaako bisnes selvillä vesillä ja tarvitaan vain selkeä ja hyvä jatko tälle? Vai onko tarve isommalle käännökselle (turnaround) jossa koko bisneslogiikka pitää kääntää päälaelleen? 

Erilaiset tilanteet vaativat erilaisia keinoja. Mitä isompi tarve muutokselle, sen isompia ja vaikeampia päätöksiä joudut tai pääset johtajana tekemään. Mieti rehellisesti, onko se sitä mitä haluat työksesi tehdä ja sopivatko omat vahvuutesi käsillä olevan tilanteen johtamiseen.

Tartu vaiettuihin ongelmiin ripeästi

Olipa uusi roolisi sitten vakiintuneen bisneksen johtaja tai haastavamman tilanteen ratkoja, muutosta tarvitaan. Yleensä organisaatiossa on runsaasti vaiettua tietoa asioista, jotka ovat pielessä. Syystä tai toisesta niihin ei vain ole tartuttu!

Ensimmäisten kuukausien aikana kannattakin priorisoida omaa ajankäyttöä siihen, että kuuntelee ihmisiä: omaa tiimiä, yrityksen muita avainhenkilöitä ja asiakkaita. Mikä toimii, mikä ei, mihin pitäisi tarttua ensin, mistä innostutaan ja mikä tuottaa tuskaa. Samalla voi arvioida, onko organisaation toimintamalli ja tiimirakenne oikea, ovatko avainhenkilöt oikeissa rooleissa, onko asiakasportfolio järkevä – ja mitä pitää muuttaa. Johtajan vastuulla on fasilitoida tätä prosessia, johtaa ratkaisujen hakemista ja tarvittaessa tehdä lopulliset päätökset siitä, mitä muutetaan ja milloin.

Itse muodostin tilannekuvan käymällä jokaisen (silloin 50-henkisen tiimin) työntekijäni kanssa 1-on-1-keskustelut. Pidimme säännöllisiä workshopeja erilaisille tiimeille, ja yhden koko organisaation yhteisen työpajan. Olin suunnitellut ennalta työpajojen teemat ja apunani sisältöjen suunnittelussa oli kokenut, palvelumuotoilijataustainen fasilitaattori.

Osallistamalla ihmisiä yksin ja isommissa ryhmissä, syntyy nopeasti tilannekuva – ja yleensä myös pinkka ratkaisuehdotuksia. Ihmiset kyllä tietävät mitä on pielessä ja miten tilannetta kannattaisi korjata. Tällä tavalla toimien luotiin paitsi yhteinen ymmärrys, päästiin jo vastuuttamaan ja edistämään ensimmäisiä korjattavia asioita. Keskustelut asiakkaiden kanssa sekä saatavilla oleva data tukevat ja syventävät ymmärrystä.

Toinen vinkkini kuuluukin: osallista ihmiset. Pääset nopeammin selville siitä, mitä pitää muuttaa, ja kun ihmiset kokevat itsensä kuulluiksi, organisaatio voimaantuu odottelemisen sijaan toimimaan.

Älä välttele vaikeita päätöksiä

Muutoksiin sisältyy paitsi intoa uudesta, kipeitäkin päätöksiä. Tarvitaan esimerkiksi uudenlaista tiimirakennetta, vastuiden uudelleenmäärittelyä, töiden jakamista toisin ja roolimuutoksia. Näiden muutosten johdosta voi tulla yksittäisiä irtisanoutumisia tai työnantajan aloitteesta neuvotellaan työsuhteen päättämisestä. Sama voi päteä asiakassuhteisiin: on ymmärrettävä,  keiden kanssa yhteistyötä kannattaa jatkaa.

Nämä keskustelut ja päätökset eivät aina ole helppoja, mutta niillä mahdollistetaan parempi tulevaisuus. Kiitollisinta on nähdä, kun organisaatio voimaantuu muutosten johdosta. Kun uusille ihmisille tulee mahdollisuus kasvaa tehtävissään uuteen suuntaan, he alkavat loistaa työssään ihan uudella tavalla.

Kolmas vinkkini on: älä pelkää kivuliaiden päätösten tekemistä. Älä hötkyile, mutta toimi kuitenkin riittävän ripeästi ja rohkeasti. Hae tarvittaessa tukea muilta johtajilta tai HR:stä, kun valmistaudut vaikeisiin keskusteluihin.

Selkeys, selkeys, selkeys

Ennen olin sitä mieltä, että erityisen hyvä johtaja on innostava visionääri, joka tuo ihmiset yhteen ja saa heidät mukaan muutokseen. Sitäkin tarvitaan, mutta olen kuitenkin alkanut kallistua siihen, että hyvä muutosjohtaminen lähtee ennen kaikkea selkeyden luomisesta.

Selkeydellä tarkoitan sitä, että tiedetään mitä tehdään, miksi, miten, kenen toimesta ja kenelle – nyt ja tulevaisuudessa. Yleensä nämä perusasiat ovat muutosta tarvitsevalta organisaatiolta hukassa, ja sen takia on ajauduttu epätoivottuun tilanteeseen. Jos vastaukset peruskysymyksiin uupuvat, organisaation olo on niin turvaton ja sekava, että tilanteen hallitseminen vie kaiken energian. Selkeys sen sijaan tuo työrauhan kaikille.

Tilannekuvan ja tarvittavien ensimmäisten muutosten rinnalla kannattaakin keskittää kaikki fokus siihen, että peruskysymyksiin löydetään vastaukset ja niistä viestitään ja keskustellaan jatkuvasti. Peruskysymysten päälle kun lopulta rakentuu iso kuva ja visio, mitä kohti yhdessä matkataan.

Itse olen ottanut tavaksi kertoa säännöllisesti samat asiat aina kun se on järkevää: mitä koko Vincitin strategia sanoo meihin liittyen, mitä haluamme muuttaa, mitä muutoksia olemme tekemässä, milloin ja miksi. Viesti toistuu paitsi palavereissa ja yksilökeskusteluissa, myös esimerkiksi viikoittaisissa Slack-päivityksissä – ei tietenkään joka viikko, mutta usein.

Neljäs vinkkini on: älä pelkää kuulostavasi papukaijalta, vaan toista jatkuvasti tärkeimpiä asioita eri foorumeilla. Hyödynnä yksilökeskustelut, tiimipalaverit, sisäiset digitaaliset kanavat ja sosiaalinen media.

Älä jää yksin

Johtajan ei kannata edes yrittää tehdä muutosta yksin. On tärkeää saada laajalti ihmiset mukaan, mutta on myös järkevää muodostaa selkeä johtamisrakenne ja määritellä itselleen lähitiimi, jonka kanssa muutosta viedään järjestelmällisesti eteenpäin. Kyse ei välttämättä ole asemasta tai titteleistä, vaan jaetusta ymmärryksestä ja halusta tehdä asioita paremmin. Kun ihmiset kokevat että heillä on sekä mandaatti toimia että tuki tarvittaessa, muutosvauhti nopeutuu eikä johtajan oma ajankäyttö muodostu pullonkaulaksi.

Lisäksi kannattaa altistaa suunnitelmia paitsi firman sisällä, myös luotetuille asiakkaille tai muissa yrityksissä muutosta liidaaville johtajille. Moni tuskailee samojen asioiden kanssa, joten ulkopuolinen näkemys ja muiden kerryttämät opit voivat nyrjäyttää oman ajattelun vielä paremmille urille.

Viisi vinkkiä muutosjohtajalle 

Yhteinen muutosmatka Vincitin tiimin kanssa on vasta aluillaan. Tässä vaiheessa annan vastaavan edessä oleville nämä viisi vinkkiä:

  1. Ymmärrä, mihin olet pääsi pistämässä – ja sitoudu siihen
  2. Osallista ihmiset
  3. Tee kipeitäkin päätöksiä ripeästi
  4. Viesti suuntaa kaikissa mahdollisissa foorumeissa 
  5. Älä jää tynnyriin, vaan hae tukea muutokseen myös firman ulkopuolelta

Odotan mielenkiinnolla sitä, miten muutoksemme etenee ja miten oma ajatteluni näiden ympärillä kehittyy! Mikäli haluat seurata polkuamme tai sparrailla muutosjohtamisesta, ota minut verkostoosi LinkedInissä ja Instagramissa – tarinoin aktiivisesti molemmissa kanavissa johtamiseen liittyvistä arjen oivalluksista.

Tsemppiä muutosmatkalle!

Henna Niiranen johtaa Vincitin jatkuvien palveluiden bisnestä ja yli 70-henkistä kansainvälistä tiimiä. Henna uskoo tiimityöhön ja siihen, että diverssit tiimit tekevät parempaa tulosta kuin yhdestä puusta veistetyt. Seuraa Suomen parasta työpaikkaa Vincitiä somessa: LinkedIn & Instagram.

Vincit on Ohjelmisto- ja e-business ry:n jäsen. Tutustu jäsenistöömme sivuillamme.

Tule

Mukaan

Ohjelmisto- ja e-business ry:n jäsenenä olet mukana aktiivisessa softa-alan yhteisössä, jossa opit huippuosaajilta, pääset jakamaan kokemuksia muiden yrittäjien & johtajien kanssa, sekä kasvattamaan bisneksen kannalta elintärkeää verkostoasi.